Seja mais eficiente online : organize seus e-mails

Todos que me conhecem, sabem que e-mail é a minha principal ocupação na internet. Procuro utilizar outras feramentas mas o e-mail domina boa parte do meu tempo online.

Uma das funções menos utilizadas pelos usuários de e-mail é o campo cc (carbon copy), que envia uma cópia da mensagem aos usuários deste campo. Seria complicado tentar educar todos que se comunicam comigo a utilizar este campo de maneira correta, já que mais de 70% dos e-mails que envio são de pessoas com quem me comunico frequentemente, como : pessoas do meu trabalho, colegas de estudos, professores, família, amigos, enfim.

Como pedir a colaboração destas pessoas para ser mais eficiente ? Simples, foi só criar : uma expectativa de uso do campo, e uma regra no meu e-mail que marque as mensagens em cc.

A expectativa: mande um único e-mail para seus contatos mais frequentes explicando o seguinte: para assuntos em que voce tenha que agir (responder, tarefas a cumprir, etc), seu endereço vai no campo “para”. Para outros assuntos, em que você tenha somente que se inteirar, seu endereço vai no campo “cc”.

Crie uma regra no seu cliente de e-mail favorito (no meu caso o Gmail), que classifique as mensagens em que seu endereço está no campo “cc”, e faça algo para diferenciá-las das demais (uma determinada cor, por exemplo).

Ao implementar esta opção, passei a ter mais controle sobre as mensagens que chegam na minha caixa de entrada e tornei-me mais produtiva quando estou online. Grande parte dos e-mails que recebo são somente “cc”, que, portanto leio rapidamente e não preciso fazer nada senão arquivar.

—

Esta obra está licenciada sob uma Licença Creative Commons.